Alfonso Olivares Pérez, director técnico de Logística Sanitaria de Cogesa.
En anteriores artículos hemos hablado de algunas soluciones y herramientas específicas que en Cogesa hemos implantado en diferentes hospitales para reducir el gasto de gestión e incrementar la eficacia en el servicio asistencial a los pacientes, pero ¿en qué consiste exactamente la logística sanitaria? ¿Cómo se trabaja en este departamento y qué beneficios aporta a los clientes? Para contestar a estas preguntas y que podáis conocer todo sobre un servicio fundamental en la compañía, hemos entrevistado a Alfonso Olivares Pérez, director técnico de Logística Sanitaria, quien entre otras cosas destaca la importancia de optimizar al máximo los espacios de almacenamiento de materiales en los hospitales y explica cómo evitar el colapso de almacenes de planta con materiales caducados y no utilizados.
- ¿En qué consiste el servicio de Logística Sanitaria de Cogesa y cómo ha evolucionado desde su puesta en marcha?
Cogesa ofrece dos tipos de externalización, por un lado la que es únicamente operacional, es decir, la contratación de un cliente para realizar la logística de su negocio, permitiéndole concentrarse en las actividades claves de su empresa, y por otro lado la externalización de la administración estratégica de la cadena de suministro, cuyo objetivo es trabajar desde el transporte hasta la administración de indicadores, así como gestionar e interactuar con el cliente.
El primer caso se denomina logística tercerizada o 3PL y con ella los clientes obtienen diferentes ventajas como eliminar los gastos o costes generales (overhead),
lograr un mayor grado de responsabilidad sobre las operaciones logísticas,
mejorar el control de inventario y los costos, reducir la inversión de capital e incrementar las utilidades netas de una forma eficiente y efectiva.
En cuanto a la segunda forma de externalización, la 4PL, es un reflejo de que la logística evoluciona al ritmo que lo están haciendo los mercados. Las empresas empiezan a presentar nuevas necesidades y debemos adaptarnos a contextos más dinámicos y flexibles, donde la especialización y la capacidad de establecer relaciones colaborativas resulta cada vez más relevante.
- Uno de los principales valores diferenciales de este servicio es la reducción del gasto en la gestión de almacenes sanitarios, ¿cómo se consigue y cuánto supone la reducción?
La reducción del gasto en la gestión de los almacenes sanitarios es uno de nuestros principales objetivos. Para conseguirlo, Cogesa utiliza varias herramientas y medidas específicas que generan una reducción del gasto en aproximadamente un 27% -según datos aportados por los propios hospitales-. Estas medidas son:
- Gestión de almacenes de planta con sistemas específicos de control de stock (UGs, Lite, armario guardián), que permiten desde la identificación de quien realiza cada proceso, hasta la asignación del producto a un paciente determinado.
- Una plataforma logística que mejora el ratio compras-consumo y obtiene importantes mejoras en el hospital como la eliminación de problemas de almacenamiento y colapso de almacenes de planta que degenera en materiales caducados y no utilizados. Además, con esta nueva plataforma solo se considera consumido por el hospital, aquel producto abastecido desde la plataforma y en la cantidad que ha sido abastecida. Cuando se realiza una compra directa por el hospital, una vez entregada la mercancía por el proveedor, se da consumida en su totalidad, por lo que el ratio compras-consumo es siempre 1:1 y poco ajustado a la realidad.
- Control de producto por “unidades de consumo”. A la hora de suministrar material a los diferentes servicios del hospital, este se proporciona en cantidad proporcional a su consumo y solo en el número de unidades necesarias.
- Disminución de los stocks tanto en los almacenes de planta como en la plataforma gracias a la logística sanitaria de Cogesa basada en “flujo tenso”, con la que incrementando la frecuencia de reaprovisionamiento conseguimos mantener el abastecimiento y minimizar el almacenamiento.
“La optimización de los espacios de materiales sanitarios en el Hospital Moncloa ha permitido un incremento en el número de habitaciones»
- ¿Qué importancia tiene para un hospital optimizar al máximo los espacios de almacenamiento de materiales y qué herramientas se necesitan para llevar a cabo esta optimización?
Los servicios que Cogesa ofrece en logística sanitaria permiten a los hospitales que sus medios -recursos técnicos y humanos- se dediquen al 100% en la realización de su tarea principal, atender a los pacientes. Dentro de esta mejora en la optimización de recursos se encuentra también la mejor rentabilización de los espacios que eran utilizados para el almacenamiento de materiales. De hecho, una de las principales aportaciones de la logística sanitaria de Cogesa es optimizar al máximo estos espacios hasta llegar al máximo ahorro, que sería su total eliminación.
Un ejemplo de esta situación es la actividad realizada en el Hospital Moncloa, en el que toda la gestión de stocks se realiza a través de nuestras unidades de gestión UGs y los espacios recuperados han sido utilizados para incrementar el número de habitaciones e incluso para alquilar un laboratorio, es decir, se ha pasado de tener espacios que no rentaban dinero al hospital, a ser una fuente importante de ingresos.
En Cogesa se trabaja en todo momento con los profesionales sanitarios del hospital, quienes identifican a Cogesa como un apoyo que va a permitirles realizar mejor y más cómodamente su tarea principal.
- La logística sanitaria debe estar adaptada a las necesidades específicas de cada centro, ¿hace falta realizar estudios previos antes de planificar la puesta en marcha del servicio?
Efectivamente, aunque el objetivo perseguido siempre es el mismo, reducción del gasto en la gestión del producto sanitario, y esto se consigue a través de las herramientas mencionadas anteriormente, hay que adaptar los mecanismos a la realidad que estamos tratando en cada momento, es decir:
1.- Hay que hacer un estudio para establecer un catálogo de productos por cada uno de los servicios del hospital y sus pactos asociados (qué productos y qué cantidad). Para conseguir una mayor reducción en el establecimiento de estos pactos, definiremos la frecuencia de reaprovisionamiento (días de reposición a la semana) y el mejor momento para su realización (mañana, tarde o noche).
2.- En función del catálogo de productos establecido, los pactos y las instalaciones con las que podamos contar dentro del hospital, definiremos la mejor herramienta para la gestión de estos stocks (UGs, Lite o Armario Guardián).
3.- También es necesario definir la plataforma de logística sanitaria en función de los artículos que se van a almacenar y los pedidos (líneas) que se quieren suministrar diariamente, así como estudiar la ubicación más adecuada y las necesidades del transporte asociadas.
4.- Establecer las cargas de trabajo tanto en la plataforma como en el hospital y, en este último caso, tanto para la gestión del material almacenable, como la del “no almacenable”, con el objetivo de obtener las necesidades de personal existentes.
- Una vez integrado el servicio, el cliente recibirá informes personalizados, ¿en qué consisten y con qué frecuencia se envían?
Dentro de la gestión e interacción con el cliente se encuentra la realización de informes personalizados sobre la evolución de la implantación del servicio y el seguimiento de los indicadores definidos conjuntamente con el hospital.
Aunque inicialmente la frecuencia de reuniones de seguimiento puede llegar a ser diaria, según vaya asentándose la implantación lo normal es que se evolucione a frecuencias de una vez al mes.
Los indicadores principales que suelen especificarse en estos informes son el comparativo Compras-Consumos y la variación de Existencias.
- En Cogesa la innovación y el desarrollo constante de ideas es fundamental, ¿qué expectativas o nuevos proyectos tenéis previstos para 2015?
Hemos fijado varios objetivos para este nuevo año. Esperamos implantar mejoras de lectura en el LITE (solución logística para la gestión y control de stock de los almacenes de planta) para facilitar al usuario la forma de manejar y guardar su tarjeta de acceso, así como mejorar la seguridad en los datos y su productividad.
También nos hemos planteado deferentes mejoras relacionadas con la implantación de un código de barras para la operativa en laboratorios, la optimización del petitorio web y la integración de nuevas aplicaciones en la página.
