Un proceso de logística sanitaria integral requiere de una perfecta coordinación entre profesionales sanitarios y plataforma logística. Es necesario hacer un análisis previo de cada almacén de consumo y establecer los criterios de control de existencias para conseguir un servicio eficiente, que repercutirá de forma positiva en la calidad asistencial del hospital. El encargado de llevar a cabo la coordinación de almacenes sanitarios en Cogesa es Jose Manuel Fernández Bermejo, quien nos explica cuáles son los beneficios para gestores, personal y pacientes.
Jose Manuel Fernández Bermejo, coordinador de almacenes sanitarios en Cogesa.
- ¿Cómo se lleva a cabo la coordinación de almacenes sanitarios?
Mi función es ser el enlace entre la plataforma logística de Cogesa y los encargados de almacenes que se encuentran en cada uno de los hospitales con los que trabajamos, como el Hospital Cínico San Carlos, el Hospital Príncipe de Asturias o el Hospital del Tajo. El objetivo principal es llevar a cabo una comunicación eficaz entre todos las partes implicadas y, sobre todo, hacer un seguimiento de los indicadores de calidad y eficiencia.
- Las estadísticas y el análisis de resultados es, por tanto, una parte fundamental.
Efectivamente. Hacemos un control minucioso de todo el proceso de compra, stocks y aprovisionamiento de productos sanitarios, que reflejamos en informes mensuales y que nos sirve también para saber en tiempo real de qué material dispone cada hospital y cuáles serán sus próximas necesidades.
- ¿Qué diferencia hay entre llevar a cabo esta coordinación desde Cogesa o hacerlo desde los propios hospitales?
En Cogesa ofrecemos a nuestros clientes un valor añadido derivado del control de los productos sanitarios almacenados y en tránsito, evitando la existencia en los almacenes de planta de productos caducados u obsoletos. En estos almacenes de planta, incluidos los de laboratorio, hemos ajustado los niveles de stock a una cobertura media de 4 días y, en lo que respecta al almacén general, la cobertura media es de 30 días, excepto en Navidad, coincidiendo con el cierre de ejercicio, en donde el nivel de existencias se reduce drásticamente a una media de entre 8 y 15 días, dependiendo del tipo de producto, su criticidad y la capacidad de respuesta del proveedor.
- También supone una reducción del gasto.
La consecuencia de los procesos logísticos y de gestión de los productos sanitarios almacenables y en tránsito llevados a cabo por Cogesa contribuye a la mejora de la cuenta de resultados en una media del 15 %, así como a una mejor y más eficiente calidad del servicio.
Tenemos controlados los diferentes consumos de material sanitario según la época del año Y un servicio de urgencias las 24 horas
- ¿Cada producto o material sanitario que se almacena requiere de un tratamiento especial?
Es importante dividir los productos en tres tipos: fungibles (jeringas, apósitos…), de fluidoterapia (sueros medicinales) y reactivos de laboratorio que se utilizan para las pruebas analíticas. Efectivamente, cada producto tiene que tener un tratamiento especial a la hora de coordinar su transporte y almacenamiento. En el caso de los reactivos analíticos tenemos perfectamente controlados los diferentes consumos que se producen según la época del año. Por ejemplo, en invierno los laboratorios sufren picos de consumo de material utilizado para diagnosticar el virus de la gripe, por lo que el stock será mayor que en verano.
- ¿Qué herramientas se utilizan para conocer toda esta información y gestionar el almacenamiento sanitario?
Utilizamos un sistema informático avanzado que tiene cada uno de los hospitales y que controla todo el proceso logístico (stock en tiempo real, procesamiento de las entradas y salidas de los productos, necesidades según el consumo, etc.). Además, también es importante la introducción de la Unidad de Gestión Sanitaria Lite, una herramienta propia de Cogesa con la que podemos conocer, entre otras muchas cosas, qué movimientos ha registrado cada producto (profesional que lo cogió, paciente que lo recibe….). Esta unidad permite además la integración con el sistema informático del cliente.
- ¿Qué visión tienen los profesionales sanitarios de los hospitales de las tareas realizadas por Cogesa?
Están encantados. Nosotros trabajamos principalmente con Enfermería, que se encargaba antes de algunas de las tareas que ahora se realizan desde Cogesa. Además de quitarles carga de trabajo, se consigue optimizar el servicio y mejorar la calidad asistencial, ya que estos profesionales se pueden dedicar exclusivamente a la tarea asistencial. Siempre que hay alguna incidencia o falta algún producto estamos nosotros para responder.
- Y cuando se produce alguna urgencia hospitalaria y se requiere de productos especiales, ¿cuál es el proceso?
En ese caso, al igual que ocurre con el departamento de Logística Biosanitaria, también disponemos de un servicio especial de urgencias las 24 horas del día, con un teléfono especial y una furgoneta preparada para enviar cualquier producto a los hospitales en menos de una hora. Estas urgencias suelen producirse en el área Quirúrgica (quirófanos) debido a la especificidad del material que se almacena.
- Para llevar a cabo una buena coordinación de almacenes sanitarios, ¿se deben realizar estudios e informes previos?
En Logística Sanitaria es imprescindible entregar a los clientes tanto los informes mensuales que comentamos al inicio de la entrevista, como los estudios previos personalizados de cada hospital, para ofrecer así un servicio exclusivo y de calidad. Estos informes incluyen catálogo de productos, espacios de almacenaje disponible, análisis de los consumos realizados durante un año, etc. Además, mantenemos mensualmente con el cliente una reunión de seguimiento en la que se presentan las estadísticas sobre la evolución del servicio. También se analizan los pormenores de la actividad mensual y su desarrollo, y se plantean propuestas de mejora.
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