Entre los servicios de logística integral que realiza Cogesa figura el que la compañía presta a la concesionaria Gran Hospital Can Misses de Ibiza y a sus centros dependientes. La insularidad y la climatología son dos factores externos con los que Cogesa debe lidiar diariamente para mantener abastecidos los almacenes y los centros de material sanitario y para realizar los traslados de muestras biológicas desde los puntos de recogida en Ibiza y Formentera al laboratorio central. Hablamos con Silvia Dopico, responsable de logística de Cogesa en el hospital ibicenco, para que nos explique las peculiaridades de prestar un servicio de logística integral insular e interinsular.
En virtud del contrato vigente con la concesionaria Gran Hospital Can Misses de Ibiza, ¿qué servicios gestiona actualmente Cogesa, tanto en este hospital como en sus centros dependientes?
Aunque la concesionaria del hospital Can Misses es la titular de todos los servicios externos del centro, algunos de ellos están subcontratados a terceras compañías. Es el caso del servicio de logística integral, de la que Cogesa se ocupa por contrato desde hace casi nueve años.
En concreto, nos encargamos de la gestión del almacén del hospital ibicenco, de la recepción, cotejo, etiquetado del material, ubicación y preparación de pedidos, reclamación a proveedores diaria, controller de material, realización trimestral y anual de inventarios, así como salidas diarias de material en el sistema SAP del hospital, como principales funciones, además de la logística biosanitaria (traslado de muestras desde puntos de recogida a laboratorio), del reparto de la uniformidad y lencería, de la valija interna y del traslado de productos desde la farmacia del hospital a centros dependientes.
Adicionalmente, nos ocupamos además del transporte de cenas y comidas para el personal sanitario de tres centros de atención continuada (PAC/SUAP) con urgencias, en los servicios de guardia nocturna y fines de semana.
Cogesa es además adjudicataria de otro contrato aparte para la gestión del departamento de archivos y gestión de documentos (historia clínica).
En cuanto al servicio de logística integral, ¿qué instalaciones gestiona directa o indirectamente Cogesa?
Gestionamos el traslado de material fungible desde el almacén central a la treintena de periféricos ubicados en las distintas plantas del hospital, con sistemas avanzados de reposición, y a 17 centros de salud, Unidades básicas de salud (UBS) y consultorios del Servei de Salut de las Islas Baleares repartidos por toda la isla de Ibiza. Está incluido además el Hospital de Formentera al que dos veces por semana surtimos, vía ferry, de material fungible, ropa de lavandería y lencería y todo aquel material que pueda necesitar, además de recoger diariamente sus muestras biológicas (sangre y PCR) que se analizan en Can Misses.
Realizamos además el reparto de fungibles y productos de farmacia a los tres centros sociosanitarios dependientes del Consell d’Eivissa, tres tardes a la semana.
El hecho de que los servicios se lleven a cabo en una isla o incluso entre islas, ¿aporta complejidad a las operaciones? ¿a qué principales desafíos debe enfrentarse la empresa?
La principal diferencia estriba en que todo el material llega por transporte marítimo. Dependemos de los tiempos de envío, que varían según el proveedor, y de factores externos como la climatología, que no puedes controlar. Si hay mala mar, los puertos pueden suspender su actividad y generar un eventual desabastecimiento. Aunque controlamos y gestionamos los stocks, es el propio hospital desde el departamento de compras quien realiza los aprovisionamientos y las compras, tomando como referencia el informe diario que enviamos basado en datos reales. En el caso de los suministros entre las islas de Ibiza y Formentera, vigilamos continuamente, mediante una aplicación, todas las inclemencias climatológicas que puedan afectar al servicio de ferry, para anticiparnos en la medida de lo posible. Debemos tener la seguridad de que nuestro camión puede llegar, pero también volver, para que el resto de las rutas no se vean afectadas.
Aunque hacemos los mismos servicios que en otras áreas de la Península, en una isla la organización es un poco distinta, teniendo en cuenta que no contamos con grandes autopistas y que las comunicaciones por tierra se congestionan más en verano o en temporadas turísticas. Por eso es tan importante contar con monitorización GPS que garantice la trazabilidad de la temperatura en las muestras, en caso de incidencias.
¿Qué protocolos y medidas de seguridad se aplican en el transporte marítimo de material biosanitario?
Los traslados de muestras biológicas entre Formentera e Ibiza se entregan en el ferry cada mañana en una nevera con temperatura controlada por GPS, herméticamente cerrada con bridas, e identificada con número de serie, para garantizar la total trazabilidad hasta el laboratorio. Se envían además desde Formentera muestras urgentes, sobre todo de PCR, que hacen el mismo recorrido en nevera de poliespán precintada. Como te comentaba antes, la monitorización es vital, sobre todo en el traslado de las muestras de sangre que necesitan movimientos rápidos.
¿Qué innovaciones tecnológicas se han ido implementando a lo largo de los años para mejorar los servicios?
Puedo decir que prestamos un servicio muy bien implantado, que cuenta con la ventaja de disponer de un software avanzado de diseño propio, que se ajusta perfectamente a cada necesidad que va surgiendo. Controlamos todas las entradas y salidas de mercancía, el etiquetado con lote y caducidad, y sabemos en todo momento qué material tenemos y aquel que hace falta reponer por rotura de stock o por pronta caducidad. Enviamos informes diarios a la concesionaria, compatibles para el volcado en su propio sistema, para que pueda realizar las compras. A lo largo de los años, el volumen de artículos ha ido creciendo y en la actualidad estamos gestionando aproximadamente cerca de 1.900 referencias distintas.
